Max Verstappen

Hoe Max’s verhaal een voorbeeld is voor ons

Wie de actualiteiten heeft gevolgd zal hebben meegekregen dat Max Verstappen in de GP van Amerika een geweldige inhaalrace heeft gereden. In de laatste ronde van de race wist hij door een briljante inhaalactie (ik heb vroeger ook gekart dus ik kan me een beetje inleven) de Fin Kimi Räikkönen te passeren. Hij kreeg echter 5 seconden straf voor het verlaten van de baan (met 4 wielen) en werd 4e geklasseerd. Los van deze veel besproken beslissing kwam tot mij het inzicht hoe dit voorval een mooie parallel trekt naar de wereld waarin wij leven.

Zo gaan wij met aankomende grootheden om

Max Verstappen is een mens met een zeer verstrekkend talent en focus. Het is een school voorbeeld van iemand die er geen enkel misverstand over laat bestaan wat hij wil bereiken en hier moet alles voor wijken. Max laat een grootheid zien waarover ieder mens beschikt maar wat er overwegend niet uitkomt.

Wanneer een grootheid in aankomst is wordt deze veelal door de zittende macht tegengewerkt. Verandering is namelijk iets wat ons behoorlijk angstig maakt. Daarnaast speelt jaloezie maar vooral de pijn in het zien van andermans focus, kracht en doorzettingsvermogen veel mensen parten.  Wat gebeurt er vervolgens? We proberen aankomende grootheden tegen te houden om op de plek te komen waar ze horen. Dit laatste gebeurt niet alleen in de sport, het gebeurt ook in het bedrijfsleven.

Mensen houden zichzelf klein

Met lede ogen zien we toe hoe andere mensen tot grote hoogte stijgen. Enerzijds kunnen we ervan genieten en anderzijds weten we dat ook in ons die grootheid zit. Op welk vlak dan ook. Ieder mens is uniek en ieder mens kan naar ongekende hoogte. En waarom ook niet? Waarom breken we niet los van onze eigen beperkende overtuigingen, en gaan ‘vol gas’ voor die doelen die wel willen bereiken. De reden is Angst.Max Verstappen winst

Angst om afgerekend te worden en voor wat anderen mogelijk van ons vinden. En angst om niet goed genoeg te zijn. Besluit je wel om ervoor te gaan dan kun je rekenen op weerstand vanuit de wereld. Deze kijkt namelijk toe hoe jij dit doet en zal je gaan bekritiseren om je klein te houden en binnen de lijntjes te blijven kleuren (of binnen de lijntjes te race…;-))

Breek door die muur en ga ervoor

De waarheid is dat wij mensen overwegend zijn opgegroeid in een cultuur waarin het niet gewaardeerd wordt als je je hoofd boven het maaiveld uitsteekt. Ik kan me dit nog goed herinneren dat ik als klein jochie lid was van de lokale motorclub en successen begon te boeken. In plaats van dat men trots op me was, spraken ze zich uit dat het toch vooral de bedoeling was om plezier te maken maar niet teveel succes te hebben.

De enige reden dat we aankomende grootheden in een vroeg stadium niet helpen om sneller hun grootheid te bereiken is omdat we ontevreden zijn over ons eigen leven. Managers die mensen klein houden in het bedrijfsleven uit angst voor hun eigen baan. Ondernemers die niet willen samenwerken met mensen die slimmer zijn dan zijzelf. Ook deze mensen kunnen grootheid bereiken als ze exact zouden weten wat ze willen en zich niet tegen laten houden.

Dit zijn de mensen waar we tegenop kijken

Soms zijn er uitzonderingen en weten de grootheden door de muur te breken. Ze maken zich los van kritiek en weerstaand. Zo bereiken ze de absolute top en worden ze immuun voor de kritiek en zijn ze niet meer te pakken door de kleindenkende en angstige omgeving.

Max Verstappen met teamWe hebben voorbeelden nodig om te groeien, zo is het altijd al geweest. Grootheden die laten zien hoe ieder mens zoals jij en ik tot grote hoogte kan komen. Het zit ook in jou om een voorbeeld te zijn.  Max Verstappen is zo iemand, voorbeelden die erkennen dat het leven kort is en je er Max-imaal voor moet gaan.

Ook in jou zit deze unieke en grote kracht wat je kan maken tot een voorbeeld. Voel je het? Dan is mijn vraag aan jou, wat doe je ermee?

 

Afleiding is niet gewenst

De oplossing tegen afleiding in 3 stappen.

Afleiding is een van de grootste killers van productiviteit. Afleiding zorgt voor een verminderde focus. Wanneer je een bepaald resultaat of voortgang in een project of plan wenst is afleiding allerminst wat je nodig hebt. Toch hebben we er allemaal mee te maken. Je leest in dit artikel wat je kunt doen om afleiding te minimaliseren.

Laat ik beginnen met de oplossing. Wil je nooit meer afgeleid worden en maximale focus hebben? Dan hoef je maar 2 dingen te doen.

  • Zorg dat je maar met 1 ding bezig bent in je leven
  • Zorg dat je alleen bent en niemand je kan storen

Oké, dat is redelijk utopisch. De tijd dat we als mensen maar met 1 ding bezig kunnen zijn in ons leven is voorbij, mee eens. Toch kan ik me nog goed herinneren dat ik in mijn tienerjaren mijn volledige aandacht had bij mijn sport. De trialsport. Het gevolg hiervan was dat ik me niet af liet leiden door ‘onbelangrijke’ zaken om me heen.

Dit was zo belangrijk voor me dat ik al het andere naast me neer legde. Zelfs school probeerde ik tot een minimum te beperken. Uiteraard tot grote irritatie van mijn ouders en leraren…;-)

Toch leidde deze vorm van leven tot de resultaten die ik zocht. Ik werd 3 keer Nederlands kampioen motor-trial. Kijk eens naar top-sporters zoals mijn favoriete voorbeeld Max Verstappen. Hij is met 1 ding bezig en al het andere moet er voor wijken. Er is geen afleiding en dus is er resultaat.

Wat is er belangrijk genoeg voor jou zodat je niet afgeleid wordt?

Wat kost afleiding jou?

Onderzoek heeft aangetoond dat we gemiddeld 2 uur aan productiviteit per dag verliezen door afleiding. Als je net als ik als zelfstandige werkt kan je de kosten makkelijk becijferen. Laten we zeggen dat je een uur tarief van € 100,- hanteert. Reken dan eens uit wat afleiding je kost op jaarbasis. Ik kom op € 40.000 per jaar!

Kunnen we de afleiding dan helemaal naar 0 reduceren? Nee, natuurlijk niet! En daarmee gaat de rekensom ook niet helemaal op. Maar als je er zo naar kijkt is het belangrijk genoeg om je ervan bewust te zijn, toch?

Waar komt afleiding vandaan?

Onze wereld is inmiddels mooi op elkaar aangesloten door het internet én allerlei technologie. Zo komen we er op ieder moment van de dag achter wat er aan de andere kant van de wereld gebeurt. En dat vinden we maar wat interessant! Afleiding door je omgeving

De informatiestroom gaat sneller dan ooit tevoren en via meerdere kanalen. We leven in een tijdperk van ‘informatie obesitas’ waarin we continue het gevoel krijgen iets te missen. Dit is niet werkelijk zo, maar het oerbrein stuurt ons hierin.

Willen we voldoening en resultaat ervaren dan zullen we selectiever om moeten gaan met de informatie die we toelaten. Daarnaast is het essentieel om erachter te komen wat voor jou belangrijk genoeg is om je niet af te laten leiden.

Stel je eens voor dat je een groot gedeelte van deze tijd zou kunnen terugwinnen. Wat zou je dit opleveren?

Feitelijk zijn er 3 soorten afleiders:

1. De interne afleiding

Dit zijn alle afleidingen die jij zelf initieert door de gedachtes in je hoofd. Dingen die je niet wilde vergeten en waar je ineens aan moet denken. Sh*t, ik moet Hans nog een mailtje sturen, of ik heb beloofd om die belangrijke klant vandaag te bellen.

Het gevolg is dat je gaat ‘schakelen’ tussen de belangrijke taak die je aan het doen bent en de belangrijke taak die ineens in je opkomt. Dit schakelen en weer in concentratie komen kost tijd. Klik hier voor een interview met Theo Compernolle waarin hij uitgelegd dat multitasken niet bestaat (sorry dames).

De oplossing hiervoor is om niets in je hoofd te bewaren. Je hoofd is er niet voor gemaakt. Het blijkt een

Afleiding door social media

slecht archief om informatie op te slaan. Daarnaast zijn we evolutionair zo gemaakt dat we met alles watiets voor ons betekent ook direct iets willen doen. Dit was in

de oertijd misschien handig, maar nu zit dit mechanisme ons in de weg.

“Alles wat in je hoofd zit heeft voor je hoofd prioriteit en daar wil je wat mee doen.”

Zorg voor een systeem die je helpt om dingen niet meer in je hoofd te bewaren. Richt dit systeem zo in dat je overzicht hebt over al je taken op het moment dat het nodig is. Op deze manier hou je ruimte om je meer te focussen op de dingen die ‘NU’ belangrijk zijn en bespaar je dus tijd door niet te schakelen.

2. De externe afleiding

Dit zijn alle afleidingen die van buitenaf op je af komen. Mailtjes die mensen naar je sturen. Telefoontjes die je krijgt. Collega’s die je storen om wat te vragen. En zo kun je nog meer dingen opnoemen die jou onderbreken van dat belangrijke werk wat af ‘moet’.

Als je bewust bent van deze afleiders, wapen jezelf hier dan tegen door ALLE notificaties van apps en programma’s uit te zetten. Daarnaast kun je eens experimenteren om op een andere plek te gaan werken waar je meer rust hebt en minder gestoord wordt.

“Alles wat je aandacht kan krijgen, krijgt je aandacht”

Het breinJe brein is dermate efficiënt dat het ongeveer 1400 stuks aan informatie per minuut kan opnemen. Wanneer wij lezen vullen we dit gemiddeld in met circa 250-300 woorden. Met de overcapaciteit gaat je brein aan de haal en vult dit in met afleiding.

Een mooi redmiddel is de koptelefoon. Die helpt je om aan je omgeving duidelijk te maken dat je niet gestoord wil worden. Wat overigens niet helpt als mensen nog steeds op je schouder gaan tikken en extra hard tegen je schreeuwen dat ze je wat willen vragen…;-).

Wanneer je muziek als opvulling toevoegt, zal je brein minder snel afgeleid worden door je omgeving. Voorwaarde is wel dat het non-vocale muziek is en bij voorkeur tussen 60-70 beats per minuut.

3. Inhoudelijke afleiding

Regelmatig zijn we bezig om dingen die op ons af komen te beoordelen. Klopt dit? Ben ik het hier mee eens? Zit hier voor mij een actie in? Belangrijke afleiding waar je een beslissing op moet nemen.

Het beste is om direct te beslissen wat iets voor je betekent en deze beslissing zo min mogelijk uit te stellen. Doe je dit laatste wel dan zal je veel tijd verliezen door het opnieuw te moeten bekijken.

Bewust worden van afleiding is het begin. Door onze natuur is het lastig om het patroon van afleiding te doorbreken, maar niet onmogelijk. Lukt dit je wel, dan zal je meer kunnen bereiken met meer voldoening.

De 3 belangrijkste tips tegen afleiding op een rij

Nu even terug in de praktijk. Je komt weer in de weerbarstige wereld waar het druk is aan informatie en het lijkt of iedereen iets van je wil. Welke 3 dingen moet je doen om minder afgeleid te worden en dus productiever te worden.

  1. Bewaar niets in je hoofd. Het is er niet voor gemaakt.
  2. Zonder je af en schakel alle notificaties van je apparaten uit
  3. Neem direct beslissingen over wat er moet gebeuren

 

Wil je meer weten over hoe je deze tips goed in de praktijk kunt toepassen? Bekijk dan deze pagina met informatie over onze aankomende cursussen. Hier leren we je exact hoe je dit doet en krijg je het resultaat wat je wilt.

 

Hand met to-do-lijst

1 Ritueel voor monsterlijke focus

Monsterlijke focus. We zijn er allemaal van tijd tot tijd naar op zoek. We hebben focus nodig om de dingen te kunnen doen die leiden tot het resultaat wat we willen hebben. Hoe zorg je ervoor dat je elke dag een routine krijgt die je helpt om een monsterlijke focus te behalen? In dit artikel lees je hoe je dit kunt ontwikkelen en vasthouden.

Als jij op zoek bent naar focus omdat je regelmatig ervaart dat je dag voorbij is terwijl er nog grote taken op je todo lijst staan, dan is dit een goed artikel voor jou.

Het feit dat we (steeds) vaker met dit verschijnsel te maken hebben is niet geheel aan onszelf te wijten. Dus voordat je jezelf op de kop geeft, lees even verder.

Wat is focus?

We leven in een tijd waarin we beginnen te lijden aan ‘Informatie Obesitas’. De snelheid en hoeveelheid informatie overstijgen onze mogelijkheden om deze informatie te processen.

Mensen zijn evolutionair ingericht om op prikkels en afleiding te reageren. We hebben honderden miljoenen jaren overleefd door het ontwijken van gevaar en het benutten van kansen. Deze evolutie heeft ons geprogrammeerd om afgeleid te raken wanneer er iets in onze omgeving gebeurd.

Grote taken nemen veel mentale energie in beslag, energie die je veelal in de ochtend beschikbaar hebt. Afleidingen weerhouden ons ervan om goed geconcentreerd en met focus aan dingen te werken die een beroep doen op de mentale energie die je hebt.

Ik geloof dat een sterke focus ontstaat vanuit het weten (of voelen) waarom je de dingen doet die je wilt doen. In deze blog heb ik beschreven waarom het belangrijk is om van groot naar klein toe te werken in alles wat je doet.

Wat doet die drukte met je?

Stel je het volgende eens voor. Je staat op het vliegveld van Schiphol. Te midden van alle reizigers, gates en vliegtuigen die komen en gaan vraag jij je af waarom je hier staat.

Drukte

Foto: Anna Dziubinska

Als je niet hebt besloten waarom je op het vliegveld moest zijn, is het onmogelijk om het juiste vliegtuig te kiezen. Raar voorbeeld natuurlijk, omdat maar weinigen zonder concreet doel naar Schiphol zullen rijden. Je maakt vooraf een plan zodat je op het juiste moment het juiste vliegtuig kan nemen.

Als je niet hebt besloten waarom je de dingen doet die je doet, zal je gekozen worden door het werk wat op je afkomt. Je wordt dan onderdeel van andermans plannen en bent reactief op wat er om je heen gebeurd. Gek genoeg is dit je feitelijke natuur.

Dit maakt de ‘waarom’ vraag de belangrijkste vraag die je jezelf kunt stellen. Hieruit volgt al het andere. Het helpt je te bepalen ‘wat’ er moet gebeuren. Wat moet er gebeuren om op vakantie te gaan naar Zuid-Amerika? Met wie ga ik daar naartoe? Wanneer ga ik deze reis aan? En ‘hoe’ (vliegtuig) ga ik daar naartoe?

Gek genoeg zie ik het vaak andersom. Mensen bevinden zich in het dagelijks leven te midden van een druk vliegveld. Collega’s, vrienden, partner, gezin, email, telefoon, social media. Er gebeurt van alles en ze vragen zich af ‘hoe’ ze het allemaal moeten managen. Ze realiseren zich dat ze niet weten welk vliegtuig ze moeten pakken, dus stappen ze maar ergens in.

Focus model Jon RIjlaarsdam

De voorwaarden voor een sterke focus

Focus: draai het eens om

Draai het eens om. Vraag jezelf af waarom je hier bent en wat je wilt. Vervolgens zullen dingen helder en logisch worden. Laat je niet kiezen door het werk wat op je afkomt maar kies zelf het werk omdat je besloten hebt waarom dat nodig is.

En dan nu om het praktisch te maken. Ervan uitgaande dat je weet waarom je de dingen doet die je doet, kan het nog steeds een uitdaging zijn om hieraan vast te houden. Vanwege je natuur, weet je nog?

Dit is een dagelijks focus ritueel

Het volgende ritueel helpt je om de mentale energie aan het begin van de dag om te zetten in productiviteit:

1.    Begin aan het einde

Om te zorgen dat je de dag productief begint en je de mentale energie benut op het ideale moment, begin je de dag ervoor. Zorg ervoor dat je ’s avonds alles afsluit wat er nog openstaat. Actielijsten, email, terugbelverzoeken. Je wilt geen openstaande taken meer in je hoofd of in je systeem hebben. Dit neemt mentale ruimte (RAM) in en zorgt ervoor dat je minder focus hebt de volgende dag.

2. Prioriteer ’s avonds

Besluit welke dingen er de volgende dag moeten gebeuren om vooruit te bewegen in je belangrijke projecten. Benoem niet meer dan 3 acties die je de volgende ochtend direct gaat doen voordat je verzand in de werkelijkheid van afleiding.

Drie dingen lijkt niet veel. Als je 5 dagen 3 dingen per dag doet die echt impact maken dan zijn dat er 15 per week. 60 per maand. Dan maak je impact. Vast wel.

Neem hiervoor elke avond 10-15 minuten. Blijf dit volhouden gedurende 3 maanden en je hebt een nieuwe routine te pakken!

3.    Schrijf het op

Zorg ervoor dat je deze 3 dingen fysiek opschrijft. Door het fysiek op te schrijven plant je een mentaal zaadje in je hoofd. Je zal beter in staat zijn om de volgende dag op te staan en deze taken uit te voeren voordat je aan iets anders begint.

Als je gelooft in de lieve productiviteit-fee dan mag je het briefje ook onder je kussen leggen tijdens het slapen. Laat me dan wel even weten hoe dit voor je werkt? ….;-)

Neem je briefje de volgende ochtend in je hand, lees het hardop aan jezelf voor en stop het in je zak voordat je begint met werken. Leg het als enige afleiding voor je op je bureau.

4.    Sluit je af

“Alles wat je aandacht kan krijgen, krijgt je aandacht”. Wees ervan bewust dat als de dag begint, er allerlei ‘energykillers’ je aandacht zullen vragen. Mail, whatsapp, telefoon, collega’s. Geef je mentale energie niet weg voordat je aan je voorgenomen taken hebt gewerkt!

Pak aan het begin van de dag je papier erbij en ga voor die grote taken. Laat je niet afleiden. Make sh*t happen!

Afleiding zal er altijd zijn en wordt ook alleen maar meer. Voor belangrijke taken die veel Focus nodig hebben is er energie nodig. Zorg ervoor dat deze energie niet verloren gaat door het toepassen van dit ritueel.

Wil je zorgen dat je een waterdicht systeem hebt waarbij je de openstaande taken niet in je hoofd gaat bewaren? Ga dan naar deze pagina voor het eerst volgende seminar waarin ik je leer hoe je dat doet.

De essentie van persoonlijk leiderschap

Leiderschap it is. Persoonlijk leiderschap. In november 2016  had ik het genoegen en de eer om Neerlands best beoordeelde leiderschapstraining te volgen. Het door velen geprezen meesterwerk van top-trainer Remco Claassen. In dit artikel lees je over mijn ervaringen van de training en hoe ik de beklijfde theorie maanden later nog steeds gebruik. Verderop in het artikel geef ik je een stap voor stap uitleg over hoe ik het dagelijks toepas.

Deze training is werkelijk de meest indrukwekkende training die ik ooit gevolgd heb. Het bleek een 40 uur durende rollercoaster rit waarbij je vastgenageld op je stoel zit. Je kan nergens heen en je maakt je klaar voor een volgende looping. De grote diversiteit aan theorie, de oefeningen en de ervaring hierbij zijn behoorlijk diepgaand.

Voor de mensen die dit programma kennen vast herkenbaar. Voor velen zal het een raadsel zijn hoe deze (niet zelf benoemde) goeroe het voor elkaar krijgt om trainingsdagen van 14 uur te draaien. Hoe houdt hij mensen in de piek van hun energie en maximaliseert het leereffect? Als je wilt weten hoe? Ga dan vooral zelf ervaren, kijk hier voor meer informatie en laat je verassen (dit is overigens geen reclamepraatje).

“Alles wat ik vertel weet je al!”

Zo begint Remco zijn training. En dit klopt, alle theorieën en stof die langs kwam had ik al eens gelezen of van gehoord. Ik paste het soms toe en soms niet. Maar zoals Anthony Robbins zegt: “All knowledge is potential power”. Remco heeft het vermogen om je dit in 40 uur met humor, plezier en vermaak keihard duidelijk te maken! Het is opmerkelijk om te zien hoeveel van de theorie ik nog steeds dagelijks gebruik.

“Als je geen plan maakt voor je eigen leven, wordt je ingezet voor andermans plannen. (Remco Claassen)”

Remco ClaassenIk zou deze top-trainer absoluut te kort doen als ik zijn meesterwerk probeer samen te vatten in een paar zinnen. Dit is dus zeker niet mijn bedoeling. Zelfs de informatie in de folder doet de inhoud van de training niet voldoende recht. Gemiddeld beoordeeld worden door HBO+ Nederland met een 9,5 zegt volgens mij wel iets.

Het punt wat ik wil maken is dat het soms pijnlijk duidelijk is dat velen van ons zich laten inzetten voor de plannen van anderen. Dit gebeurt niet alleen op levensniveau maar ook op microniveau. Kijk eens hoe je agenda en hoe je werk beïnvloed wordt van buitenaf. En dit geeft niet als het in lijn ligt met waar jij naar toe wilt, maar dan moet je wel eerst weten of de weg waar je op zit wel de weg is die leidt waar je naartoe wilt.

“Leiderschap is weten wie je bent, wat je wilt en dit kunnen vertalen naar een voordeel voor anderen. (Remco Claassen)”

Ik geloof echt dat steeds meer mensen in deze tijd de behoefte hebben of steeds sterker ontwikkelen om ‘Baas over eigen agenda‘ te zijn. Om in deze informatie volle wereld voor zichzelf koers te bepalen en richting te kunnen houden. Dit is niet alleen ‘Essentieel leiderschap’ op levensniveau maar ook op microniveau. In de waan van de dag je koers kunnen behouden zodat je effectief aan je eigen plan kunt werken en waardevol bent voor je omgeving.

Hoe houd ik leiderschap over mijn plannen?

Buiten veel theorie over leiderschap op persoonlijk en organisatie niveau heb ik de volgende routines ontwikkeld om koers te houden en overzicht te bewaren. Ik werk van groot naar klein terug. Dit is de makkelijkste manier om dagelijks de juiste keuzes te maken in de overvloed van informatie en mogelijkheden die je op je afgevuurd krijgt.

Van groot naar klein:

  1. Persoonlijke missie
  2. Jaardoelen
  3. Kwartaal plannen
  4. Maandelijkse evaluatie
  5. Wekelijkse planning
  6. Dag-focus

1.Persoonlijk missie

In de training van Remco moedigt hij je aan om dieper over de essentie van je leven na te denken. Wie ben ik? Wat wil ik? Hoe ben ik van waarde voor de wereld? Ik heb er na de training ongeveer twee maanden over gedaan om mijn persoonlijke missie uit te schrijven. Dit geeft mij houvast voor het maken van grote keuzes. Als je wilt zien hoe deze eruit ziet, stuur me dan een mail voor een voorbeeld.

In mijn persoonlijke missie heb ik mijn essentie en leefregels op 5 leefgebieden omschreven:

  1. Emotioneel
  2. Fysiek
  3. Sociaal
  4. Actief
  5. Materieel

Remco noemt dit de schijf van 5…;-)

2.Jaardoelen

De jaardoelen helpen mij het grotere plaatje over een jaar in te kleuren. Waar wil ik staan als dit jaar voorbij is? Ik heb mijn persoonlijke groeidoelen omschreven op elk van de gebieden binnen de schijf van 5.  Jaardoelen zijn specifiek, helder en meetbaar. Ze passen op 1 A4.

3.Kwartaal plannen

Ieder kwartaal maak ik voor mezelf de balans op. Wat heb ik afgelopen kwartaal bereikt? Wat wil ik het volgende kwartaal ontwikkelen en bereiken om dichterbij mijn jaardoelen te komen. Wederom pak ik de schijf van 5 erbij en omschrijf de groei op maximaal 1 A4-tje. Dit hangt in het zicht op de flipover in mijn kantoor.

4.Maandelijkse evaluatie

Iedere maand maak ik de balans op. Zit ik nog steeds op koers om mijn kwartaal plannen te halen? Moet er ergens worden bijgestuurd? Iedere maand vertegenwoordigd 1 vel op mijn flipover die dagelijks in het zicht hangt. Op deze flipover staan maximaal 26 impact actiepunten genoemd die ik af kan vinken. Motivatie technisch werkt dit goed doordat je continue gefocust blijft op wat je nog wil doen en de mentale beloning van wat je al gedaan hebt.

Het ziet er ongeveer zo uit:

Flip-over met maximaal 26 maanddoelen

Flip-over met maximaal 26 maanddoelen

Deze tip over het gebruik van een flipover heb ik overigens opgepikt van mijn collega Bart van den Belt. Het helpt me enorm bij het overzicht in de voortgang op maandbasis en het geeft een goed belonend effect. Als je dit doet bewaar dan de ‘oude’ flipover’ vellen zodat je dit terug kan kijken. Dit zal je een voldaan gevoel geven omdat we vaak vergeten hoe productief we zijn geweest!

5.Wekelijkse planning

We komen steeds dichter bij het daadwerkelijk in de praktijk brengen van actiepunten. Ik wil van groot naar klein werken. Zo houd ik verbinding met mijn missie en mijn lange termijn doelen. Ik neem op week en dagbasis veel beslissingen om focus te behouden. Het overzicht op lange termijn helpt me hierbij.

Voor mijn wekelijkse planning ga ik meestal op zondag avond even een half uurtje zitten. Ik maak contact met mijn missie en neem mijn taken/projectenlijst erbij. Dit laatste houd ik overigens allemaal bij in ToDo-ist. Ik formuleer op 1 A4 de voortgang die ik de aankomende week wil boeken. Dit kunnen punten zijn van mijn flipover of punten van een project of actielijst.

De essentie in mijn persoonlijke missie laat zich omschrijven door 4 kern-gebieden: Liefhebben, Geven, Groeien en Leren. Binnen deze gebieden omschrijf ik wat ik van mezelf verlang de aankomende week. Kort, krachtig en op 1 A4. Dit hang ik in het zicht op mijn flipover zodat ik me dagelijks herinner van essentiële zaken en me niet af laat leiden door randverschijnselen.

Je kunt een voorbeeld hier downloaden.

6.Dag-focus

Nu zijn we zover dat het aankomt om het daadwerkelijk uitvoeren van iets…. Het moment dat het allemaal kan gebeuren. Om mezelf goed te wapenen tegen alle wanorde en afleiding die op me afkomt elke dag heb ik de volgende routine :

’s Avonds ga ik zitten en zorg ik dat ik de dag afsluit. Er zijn geen openstaande punten meer die moeten gebeuren. Als  die er wel zijn dan verplaats ik ze naar een volgende dag in mijn ToDoist takenlijst. Als ik de mentale rust heb gevonden besteed ik 10 minuten aan het formulieren van maximaal 3 dingen die ik de volgende dag als eerste wil doen.

Door dit de avond van te voren te doen voorkom ik dat ik de volgende ochtend gegijzeld wordt door email, appjes, collega’s of telefoon. Ik bereid als het ware mijn brein voor om deze taken prioriteit te geven over al het andere. Hoe het precies werkt heb ik uitgebreid beschreven in deze blog.

Leiderschap, elke dag

Vaak helpt het om bij die waan van de dag te beginnen en daar orde in te scheppen zodat er ruimte ontstaat. Ruimte die we kunnen gebruiken om het plan te maken voor ons eigen leven. In mijn trainingen is dat exact de ingang waar in begin, dankzij de training van Remco Claassen ben ik erachter gekomen dat mijn werk een nog veel dieper liggende betekenis heeft. @Remcoclaassen bedankt!

Heb jij goede routines om je leven op koers te houden en je doelen te verwezenlijken? Laat een reactie achter onder deze blog. Ik ben benieuwd naar je mening of je vraag.

Een uit knop voor infobesitas

#UIT

Wat doe je als je hoogsensitief bent en je omkomt in de prikkels en drukte van vandaag. Ongeveer 15% van de bevolking blijkt hoogsensitief te zijn. Ik kwam er ongeveer 5 jaar geleden achter dat ik ook hoogsensitief ben. Het voordeel van hoogsensitief zijn is dat je de omgeving en energie die er hangt beter kunt aanvoelen. Het nadeel van hoogsensitief zijn is dat je de omgeving en energie die er hangt beter kunt aanvoelen. Beetje paradox dat hoogsensitief….;-)

In dit artikel geef ik je een paar ideeën waarom ik denk dat we af en toe #uit zouden moeten. Laten we een serieuze digitale detox overwegen in een tijd waarin we leiden aan informatie obesitas. Want ook niet-hoogsensitieve mensen beginnen serieuze uitdagingen te krijgen.

Eenvoudig leven

Naar mijn idee zijn we behoorlijk op weg om onszelf gillend gek te maken. Ik zie mensen rennen en vliegen met koffie in de ene en het mobieltje in de andere hand. Je zou bijna vergeten dat we het grootste gedeelte van onze evolutie een eenvoudig leven hadden.

Net als alle andere dieren op deze aarde zijn wij responsief. Dit betekent dat we reageren op dat wat er in onze omgeving gebeurt. Prikkel -> respons. Pavol reactie. Het enige verschil tussen ons en de andere dieren is dat wij denken dat het niet zo is. We denken dat we een geheel vrije wil hebben omdat het zo lijkt.

Aap met smartphone

Hmmm, ik vind dit you-tube filmpje interessanter dan een banaan!

Gekookte kikker

Als je een kikker in een pan met kokend water legt dan springt hij er direct uit. Als je de kikker in een pan met koud water legt en je zet die op het vuur, dan kun je de kikker koken zonder hij het door heeft.

We gaan ‘aan’ op het moment dat er om ons heen iets gebeurt en we een prikkel krijgen. Die zijn er tegenwoordig in overvloed; telefoon, mail, verkeer, tv etc.etc. We moeten nu net zoveel informatie verwerken per dag als in het jaar 1800 in een heel jaar! En dit wordt alleen maar meer.

Wij zijn die kikker. We hebben helemaal niet in de gaten wat er gebeurt.

Verslaafd

Wat veel mensen ook niet weten is dat het brein dopamine aanmaakt op het moment dat we bepaalde prikkels verwerken. Denkt aan facebook-likes, tweets, mailtjes etc.
Dopamine speelt een belangrijke rol bij verslaving. We raken dus verslaafd aan prikkels. Prikkels nemen toe en daardoor zijn we ‘fucked’.

En net als andere vormen van verslaving is het extreem moeilijk om hiervan af te komen. Vergelijk jezelf met een drugs-verslaafde als je weer eindeloos zit te scrollen in die facebook app. Waarom doe je dit eigenlijk? Je hebt waarschijnlijk geen idee. En dat klopt, omdat je op 98% van je gedrag geen enkele invloed hebt. Schokkend toch?

We staan continue aan

Als je kijkt naar onze maatschappij dan kun je gemakkelijk concluderen dat we het grootste gedeelte van de dag ‘aan’ staan. De winkels zijn open op zondag, de supermarkten zijn ’s avonds bereikbaar en het internet gaat 24/7 door. We worden gevoed en verslaafd aan het gevoel dat we altijd ‘aan’ staan.

Het gevolg van dit ‘aan’ staan is dat ons brein geen rust meer krijgt. En wat gebeurt er als je geen rust meer hebt? Je bent on-rustig. Daarnaast is uit onderzoek gebleken dat je IQ substantieel daalt onder het effect van stress. Net als door slaaptekort wat weer veroorzaakt kan worden door diezelfde on-rust.

Het is een vicieuze cirkel waarbij het ene het andere aanwakkert. Zijn we druk dan staan we aan. Staan we te lang aan dan worden we on-rustig. We gaan slechter stress slapen. Slechter slapen zorgt ervoor dat we minder zin hebben om te bewegen en gezond te eten. En dat zorgt er weer voor dat we on-rustiger worden. Voilà, het grootste probleem van de westerse mensheid ontrafeld in een paar zinnen.

Foto van een jongetje op de schommel

Toen ik vroeger op de schommel zat had ik geen last van FOMO

FOMO effect

Door evolutie zijn we zo ‘geprogrammeerd’ dat we alle prikkels en gebeurtenissen om ons heen af moeten scannen. Dit scannen doen we puur om aan één ding te kunnen voldoen. Overleven. We hebben hierbij geen keuze, het gebeurt gewoon. We hebben een wereld gecreëerd waarbij we zelfs als er geen prikkels zijn een behoefte hebben om de prikkel op te zoeken, en dat is kwalijk.

Gemiddeld kijken we elke 5,2 minuut op onze telefoon. We ervaren fantoom trillingen. Zelfs als er niks te zien is.

We zijn bang wat te missen (Fear Of Missing Out) en we zijn verslaafd aan onze dopamine kick. Het slachtoffer geworden van een wereld die leidt aan ‘informatie obesitas’. Hebben we wel in de gaten dat we continue op zoek blijven naar prikkels en bang zijn om iets te missen?

Wat levert het je nou echt op?

Ga eens voor jezelf na wat al dat vliegen en rennen je oplevert. Maak nou eens een lijstje met zaken die er voor jou echt toe doen. Hoeveel tijd besteed je aan die zaken? Hoeveel tijd besteed je echt aan je werk, je familie, je vrienden…aan jezelf?

Hoe voel jij je bij de druk waar je continue onderstaat? Wat zou er gebeuren als je weer puur en rustig zou kunnen leven? Je volledig bezighouden met de dingen die voor jou belangrijk zijn en de meeste voldoening opleveren. In contact met je lichaam en respect voor je brein.

Je hebt waarschijnlijk geen idee dat je gemiddeld al 480 uur productiviteit per jaar verliest aan afleiding. En dat levert je buiten meer chaos in je hoofd, nul komma nul resultaat op! Als je trouwens op uurbasis werkt moet je het rekensommetje eens maken. Nog veel beter is om 480 uur te investeren in #uit gaan.

Ga #uit

Besef dat er altijd meer te doen is dan je aankan in dit leven. Je kunt niet meer overal van op de hoogte zijn en blijven. En dat hoeft ook helemaal niet! Jij bent hier om je eigen unieke missie uit te voeren. Je moet er alleen even achter komen welke dat is. Al het andere wat daar niet aan bijdraagt moet je lekker links laten liggen. Doe je dat niet dan wordt je een gekookte kikker en dan kun je helemaal niks meer.

Je brein, dat stel hersens wat je daarboven in je kop hebt zitten. Die hebben af en toe rust nodig. Al die informatie die erin komt, wat al 365x meer is als in het jaar 1800, moet een plek krijgen. Dat kan alleen als je #uit staat. Onze lichamen schreeuwen om rust maar worden overruled door onze kop omdat we altijd maar door moeten?

Wat is het advies?

Het leven met infobesitas zorgt ervoor dat we onze lichamen en hoofd uitputten. We kennen allemaal voorbeelden van mensen die letterlijk uitvallen. Ons IQ daalt en we presteren slechter als we onder druk staan. Ik maak me oprecht zorgen namens de mensheid. Wat kun je doen?

1. Zorg voor #uit tijd
2. Schakel alle meldingen van je telefoon en computer uit
3. Stop met TV kijken, het is zinloos
4. Ga de natuur in
5. Eet gezond, beweeg veel
6. Bepaal wat voor jou echt belangrijk is
7. Richt je niet op onbelangrijke zaken

Ervan uitgaande dat alles wat je aandacht geeft en doet een versterkend effect heeft en groeit, wil je dan in een opwaartse of een neerwaartse spiraal zitten? Grijp het leven bij de ballen en zorg dat je kleine positieve dingen inbrengt in je spiraal zodat je in die opwaartse spiraal komt te zitten. Je gaat je beter voelen, beter presteren en zal meer voldoening ervaren.

Het begint allemaal met kleine positieve stapjes, als een sneeuwbal breidt het zich uit dat een onverwoestbaar patroon die ervoor zorgt dat jij niet die gekookte kikker wordt.

Fuck it's friday

F*ck it’s Friday!

Herken je het gevoel dat je op vrijdag bij jezelf denkt: ‘wat hebt ik nou eigenlijk deze week gedaan?’ Heb ik de dingen gedaan die ik wilde of die ik moet doen? Heb ik de impact gemaakt die ik wilde hebben?

Onlangs werd ik door collega-ondernemer Job ten Bosch geïntroduceerd met een nieuw fenomeen. Hij is geniaal. Na de termen FOMO (fear of missing out) FIFO (Fit in or Fuck of) en de welbekende TGIF (Thank god it’s Friday) kwam hij op de proppen met Fuck, it’s Friday! (FIF).

Fuck it’s Friday staat gelijk aan het gevoel dat je krijgt als het de afgelopen week niet gelukt is om al je impactdoelen te verwezenlijken. Dat je concludeert dat je te optimistisch bent geweest over wat je kunt bereiken in een week. En dat je afleiding en sturing van buitenaf hebt onderschat.

Zelfs al maak je een mooie weekplanning, blijkt het nog steeds verdomt moeilijk om alles af te krijgen. Hoe komt dat nou eigenlijk? Je wordt ingehaald door de tijd, onderschat je mogelijkheden en je omgeving.

Wie heeft er last van FIF?

Er zijn ook mensen die het niet zoveel kan schelen wat ze wel of niet bereiken. Die zich lekker door de buitenwereld laten leiden. En die eerder een TGIF gevoel dan een FIF gevoel hebben. Niks mis met ambitie loze mensen, Ik hoop alleen dat jij niet met ze hoeft te werken…;-)

Zeg nou zelf. Er is toch niets zo lekker als het gevoel dat je dingen afkrijgt, verandering succesvol in beweging brengt en kan terugkijken op een mooie productieve week met veel impact?

Waarom ontstaat FIF?

Ik introduceer de familie Bauer. Je kent ze waarschijnlijk van: ‘Heb je even voor mij?’ Het zijn de mensen, telefoontjes en e-mailtjes die even niet aan je impactdoelen bijdragen maar lastig te voorkomen zijn. We zijn als mens niet zo goed in ‘Nee’ zeggen.

Wij kunnen nog zo ons best doen om voor onszelf zaken helder te krijgen. Je zal altijd te maken hebben met de familie Bauer, je eigen planning fallacy (het onvermogen om tijd goed in te kunnen schatten) en stress die ontstaat doordat je achter de feiten aan blijft hollen.

De wereld verandert sneller. We communiceren sneller en over meerdere kanalen. De zichtbare kansen en mogelijkheden zijn enorm! En daar willen we wat mee, omdat we zo zijn van nature. We leven in een wereld van ‘informatie obesitas’.

Hoe voorkom je FIF?

Er is weinig wat zo belonend is als tijd overhouden aan het einde van de week. Het gevoel dat je de vrijdag helemaal niet nodig hebt om je werk af te maken. Op donderdag al constateren dat je alle impact doelen die je wilde bereiken, bereikt hebt.

Het lijkt natuurlijk een utopie, vrijdag vrij om andere dingen te doen dan je werk. Maar vergis je niet. De productiviteit die wij vandaag de dag laten zien in ons werk ligt vele malen lager dat het ooit is geweest. Door afleiding, stress en de familie Bauer verliezen we uren per dag.

Drie simpele tips

Toch is het niet zo moeilijk, iedereen kan het. Het probleem wat ik vaak tegenkom is dat mensen op deze tips reageren met: ‘Joh maar dat weet ik allemaal al’. Hier zit het probleem, mensen weten het wel maar doen er niets mee.

En ze doen er niks mee omdat het brein niet is ingericht om op deze manier te handelen.
Het brein kiest voor de makkelijke dingen eerst en wil zo min mogelijk energie verbruiken. Eigenlijk niet een setting die ons het best van pas komt in deze drukke wereld.

Verbind met je missie

De vraag waarom je de dingen doet die je doet is nog nooit zo belangrijk geweest. We hebben nauwelijks in de gaten dat we zoveel afgeleid worden door alle prikkels, nieuws en kansen die op ons af komen. Hierdoor worden we makkelijk van ons pad af geleid.

Regelmatig kom ik mensen tegen die meer met andermans doelen dan met die van zichzelf bezig zijn. Dit hebben ze vervolgens zelf niet in de gaten. Zorg dat je een eigen plan hebt.

“Als je geen eigen plan maakt voor je toekomst wordt je onderdeel van iemand anders plan” – Remco Claassen.

Maak gebruik van een wekelijkse planning

Een wekelijkse planning is een van de sterkste instrumenten die ik ken. Je zorgt dat je aan het einde van de week afsluit. Dat je evalueert wat je hebt gedaan en wat je had moeten doen. Je maakt je hoofd leeg en zorgt dat je alle todo’s, projecten en email hebt bijgewerkt.

Vervolgens ga kritisch kijken naar de zaken die in de komende week een bijdrage leveren aan je groei, projecten of anderzijds impactvolle doelen. Je zorgt dat je niet meer dan 3 grote dingen in 1 week plant.

Werk met dagdoelen

Nee geen dagelijkse todo-lijsten, die werken niet. Dagdoelen bepaal je de avond van tevoren. Dit zijn de dingen waarmee je de volgende ochtend direct begint als je mentale energie het hoogst is.

Zorg ervoor dat je aan het einde van de dag afsluit. Je email is weg, je takenlijst op orde. Je bekijkt aan het einde van de dag je week planning en besluit hoe je de volgende dag een stukje van de grotere weekdoelen kunt beetpakken.

Zorg ervoor dat je altijd met de grote dingen eerst begint. Iedere opvolgende taak zal een cadeautje zijn voor de vorige.

Zo doe je het

Houd richting. Wees kritisch op wat er om je heen gebeurt. Zorg dat je de juiste dingen op het juiste moment doet.

Hoe eerlijk kun je zeggen dat je deze ogenschijnlijk simpele dingen ook echt toepast op je eigen leven? Ik wens je veel voldoening in je leven. Voldoening die uit groei, ontwikkeling en samenwerking komt.

Tijd overhouden

Tijd overhouden?

Wat gebeurt er als je geen tijd hebt?

Wil je ook meer tijd overhouden? Maak jij het weleens mee dat je een bepaalde hoeveelheid dingen gedaan wilt krijgen op een dag? Maar dat het op een of andere manier niet lukt om dat voor elkaar te krijgen? Maak je weleens een todo lijst waarvan je tot de conclusie komt dat je aan het einde van de dag een stuk lijst overhoudt en dat dit eigenlijk niet mee mag verhuizen naar morgen?

De eenvoudigste conclusie die je zou kunnen trekken is dat je niet genoeg tijd hebt om de dingen te doen die op je lijst staan, toch? Maar is dit ook daadwerkelijk zo? Wat zou er gebeuren als je aan het einde van de dag alle afzonderlijke tijd van de taken bij elkaar op zou tellen. Kom je dan nog steeds tijd te kort?

Er zit een gevaar in het niet kunnen afronden van de dingen die je wilt doen op een dag. Namelijk; wanneer je onder tijdsdruk staat dan neemt het gevoel dat je een tekort aan tijd hebt toe. Uit onderzoek van Eldar Shafir, een psycholoog aan de prestigieuze Universiteit van Princeton is gebleken dat bij het gevoel van een willekeurig tekort je intelligentie afneemt. Je bent hierdoor minder goed in staat om goede beslissingen te nemen en je bent minder geconcentreerd waardoor je focus afneemt en je je sneller af laat leiden.

Dus is het heel belangrijk dat je in ieder geval het gevoel houdt dat je tijd genoeg hebt om alles af te ronden in een dag.

Waarom heb je geen tijd?

Tijd is lang geleden uitgevonden. Uitgevonden? Ja, dat klopt. Zo’n 4.000 jaar geleden hebben wat slimme mensen bedacht dat het wel handig zou zijn om een middel te hebben waarmee ze exact zouden kunnen afspreken wanneer iets plaats zou vinden. Iets met de zon en schaduw. Inmiddels lopen we met mooie klokjes en vinden we overal waar we kijken het middel om tijd af te lezen terug in de wereld.

Je zou dus kunnen zeggen en waarschijnlijk denk je dat ook, dat je voldoende het gevoel hebt wat tijd nou eigenlijk echt betekent. Toch is de werkelijkheid anders. Het grootste gedeelte van ons brein is minimaal 200 honderd miljoen! jaar oud. Dit is ook nog eens het gedeelte wat voor 95% van ons automatische gedrag zorgt. De evolutie van het brein is heel langzaam gegaan al die miljoenen jaren. Tijd is dus op z’n zachts gezegd een relatief onbekend begrip voor ons brein.

Aap met pc

Het gevolg hiervan is dat als we over tijd nadenken we niet heel goed kunnen inschatten wat dit betekent. Hierdoor komen we regelmatig in de knoop tussen de tijd die we denken nodig te hebben voor een taak en de tijd die we daadwerkelijk verbruiken.

Daarnaast zijn we onbewust onvoldoende op de hoogte wat (korte) onderbrekingen ons kosten qua tijd en laten we ons makkelijk een paar minuten tot een kwartier afleiden. Als de dingen die je wilt gaan doen ook urgent worden omdat ze te lang blijven liggen kom je gevoelsmatig nog makkelijker onder tijdsdruk te staan. Deze tijdsdruk zorgt er vervolgens weer voor dat je minder productief wordt.

Hoe zorg je ervoor dat je tijd overhoudt?

Kan dat echt, tijd overhouden? Ja, in principe wel. Ooit zei een ondernemer tegen mij: “ik heb te veel te doen en kom tijd te kort” Ik meldde bijdehand: “daar heb ik wel een oplossing voor”. “Ow ja”, zei hij. “Krijg ik daar hoofdpijn van?”. Ik zei: “nee hoor, het is simpel. Je moet gewoon minder doen”.

Dat is waarschijnlijk geen optie hoor ik je denken? Althans. Denk hier eens wat beter over na en lees de zin nog eens. Er zijn bij iedereen dingen in een dag die je niet hoeft te doen. Afleiding alleen zorgt voor gemiddeld 2 uur aan productiviteit verlies in een kenniswerkers functie. Als je dat weet terug te brengen dan ben je al een eind en kun je om 4 uur naar het strand.

Tip 1

Foto van horloge, pen en bril

Laat je niet afleiden door je af te sluiten hiervan en een aparte plek te zoeken of een koptelefoon op te zetten.

Laat je niet afleiden door je af te sluiten hiervan en een aparte plek te zoeken of een koptelefoon op te zetten.

Als je nog nooit de zin: “kaders geven je vrijheid” hebt gehoord dan zal ik die uitleggen. Ondernemers zijn vaak gewend om door te werken tot het werk af is. Het probleem is dat het werk nooit af is en ze dus door blijven werken tot ze een ‘ons’ wegen. Als je besluit dat je na een bepaalde hoeveelheid output op een dag ook echt mag stoppen zal je zien dat je meer motivatie hebt om dingen sneller af te krijgen met dit cadeautje in het verschiet.

Je zult je dan ook minder af laten leiden door je omgeving. Een bijkomend voordeel is rust voor je brein die in default modus gaat zodat het alles kan verwerken wat je gedaan hebt. Zo laad je weer op voor een nieuwe ronde. Je brein uitzetten is bevorderlijk voor nieuwe concentratie.

Tip 2

Wees heel duidelijk wanneer je mag stoppen. Kader dit af voor je werkdag begint. Wees duidelijk en zorg dat jij je houdt aan je afspraak. Neem dit cadeautje in ontvangst en ga op het strand zitten met een biertje (of iets anders) in de hand.

Als je regelmatig sprintjes van een half uur gebruikt om geconcentreerd aan iets te werken zorgt dit voor een hogere productie en minder afleiding. Een goede manier om dit te doen is om gebruik te maken van Bloktijd afgewisseld met mentale pauzes van 5 minuten.

Gebruik een wekker om jezelf te timen. Bijkomend voordeel is dat je beter weet hoeveel tijd je taken nodig hebben. Hierdoor word je beter in het inschatten en ga je meer tijd overhouden door een betere planning.

Tip3

Koop een pomodoro timer in de app store. Download via deze link de pdf om je omgeving duidelijk te maken dat ze je niet hoeven te storen in je bloktijd omdat een volgende pauze maar maximaal 30 minuten weg is.

Hoe kan ik je helpen?

Heb je na deze tips nog steeds het gevoel dat je onvoldoende controle hebt over je dag? Beschik je over de mentale energie en de wilskracht die nodig is om dit goed in te richten? Overweeg om aan te sluiten in een van onze volgende masterclasses die wij geven op basis van open-inschrijving.

We laten je zien hoe je brein hierin de grootste rol speelt. We nemen je mee in psychologie, moderne neurowetenschap en evolutie. Alvorens je succesvol kunt veranderen dien je eerst inzicht te hebben. Dit geven we je in de volgende Masterclass.

ToDo lijst met kruis er doorheen

Waarom To-Do lijsten niet werken

Ken jij mensen die een To-Do lijst gebruiken om taken te organiseren en zoveel mogelijk gedaan proberen te krijgen in een dag? Aan het einde van de dag blijft er regelmatig een stuk To-Do lijst over met taken die mee moeten verhuizen naar morgen, best irritant…

Waarom hebben deze mensen het gevoel dat alles past in 1 dag? Hoe voorkomen we dat we To-Do’s overhouden die meeverhuizen naar een dag die bij voorbaat ook al vol zit? Hieronder wat verklaringen….

We maken een To-Do lijst zodat we overzicht hebben

Klinkt logisch. Echter staan er op je To-Do lijst waarschijnlijk een aantal taken die geen taken zijn. Een personeelsvergadering organiseren of project-X uitzoeken zijn geen taken maar projecten. Iets is een project als het uit meer dan 2 taken bestaat.

Allemaal niet zo erg tenzij je bedenkt dat je brein automatisch voorkeur geeft aan de makkelijkste en minst mentaal belastende taken. Laat je brein ’s ochtends kiezen tussen ‘project-X uitzoeken’ en een plotseling telefoontje of e-mailtje. Dan kiest het zo voor het laatste.

Daarnaast staan er waarschijnlijk To-Do’s op je lijstje die zich in geheel verschillende context moeten af spelen. Bijvoorbeeld; iets scannen kan ik alleen op kantoor terwijl een artikel lezen of een telefoontje plegen ik vrijwel overal kan doen.

Een laatste valkuil is planning-fallacy. Mensen hebben van nature een uitdaging om de tijd voor een taak juist in te schatten. We overschatten wat we in korte tijd kunnen doen. Omdat we vooral veel ‘moeten’ doen op een dag zet dit ons vervolgens aan om de benodigde tijd nog iets rooskleuriger in te schatten. Daarnaast heeft de tijdsdruk die ontstaat een negatieve invloed op je prestaties en je productiviteit.

We onderschatten onderbrekingen

Omdat je waarschijnlijk niet alleen bent op de wereld zal het lastig worden om je aan je eigen planning te houden. Meer dan regelmatig worden we gestoord door een telefoontje, dringende email, een collega of whatsapp. We hebben rekening te houden met een zekere onzekerheid in onze dag. Gemiddeld verliezen we hierdoor 2 uur aan productiviteit.

Wat werkt wel?

Hieronder een aantal dingen die je kan doen om ervoor te zorgen dat je minder To-Do’s overhoudt aan het einde van de dag en je meer grote dingen gedaan krijgt.

Verdeel projecten in ToDo’s

Zorg ervoor dat je de projecten niet op je To-Do lijst zet. Zet alleen aan een project gerelateerde taken op je To-Do lijst. Zorg ervoor dat de taken klein genoeg zijn zodat je brein hier niet op kan protesteren en kiest voor de kleine taken eerst.

Maak je lijsten context afhankelijk

Wanneer je de taken op je To-Do lijst organiseert in de juiste context kun je deze taken sneller en met meer concentratie achter elkaar uitvoeren. Schakelen (multitasken) tussen verschillende werkzaamheden kost je enorm veel energie en tijd. Maak bijvoorbeeld lijsten aan met label: Computer, Telefoon, Kantoor, Waar dan ook… etc.

Houdt rekening met beschikbare tijd

Wees je bewust dat je niet goed bent in het inschatten van tijd. Plan daarom 2 keer zoveel tijd voor een taak. Om repeterende taken goed in te schatten kun je een timer gebruiken zodat je in de toekomst exact weet hoeveel tijd je nodig hebt voor die specifieke taak.

Wees je bewust van de zekere onzekerheid van onderbrekingen die op je pad zullen komen. Ga ervan uit dat je niet meer dan 60% van je dag kunt benutten aan het uitvoeren van de taken op je lijst.

Wat als dit niet werkt?

Nou hoor ik je zeggen: “ja lekker makkelijk praten zo, in theorie ziet het er mooi uit. Ik heb gewoon veel te veel te doen op een dag en het past helemaal niet. Ook niet met jouw mooie technieken!”

Als je alle technieken en trukendozen uit de kast hebt getrokken en je krijgt nog steeds niet af wat je af moet krijgen? Dan ben je officieel ‘te druk’. Je bent erachter gekomen dat je meer wilt doen dan je gedaan kunt krijgen.

Hier heb ik ook een oplossing voor: MINDER DOEN! Als het niet past, pas het dan aan.

Tijd is niet ons meest waardevolle bezit…..

Alles wat je aandacht kan krijgen zal je aandacht ook krijgen…..

Alleen gerichte aandacht maakt alles mooier….

Als je ruimte in je hoofd kunt maken, kun je aandacht geven in de tijd die je beschikbaar hebt, en dan wordt het resultaat mooier.

Tekening van hoofd

Hoe je uitstelgedrag wél oplost

(2 minuten leestijd)

Laatst was ik met een ondernemer in gesprek. Deze persoon vertelde mij dat hij het lastig vond om door de drukte van de dag gericht aandacht te geven aan belangrijke taken en projecten. Het frustreerde hem dat dingen soms langer bleven liggen dan nodig en vooruit werden geschoven.

Over het algemeen kan dit twee dingen betekenen. Je hoofd zit vol met dingen waar je aan denkt, je krijgt dan last van entropie (rommelig geheel in je hoofd). Daarnaast kan het ook zijn dat de voorgenomen taak te groot is waardoor er weerstand optreed in je brein.

Meestal geef ik dan het advies om regelmatig het mentale ‘RAM’ te legen en een ‘brain dump’ te maken. Zo leeg je letterlijk je hoofd en heb je ruimte om aandacht te kunnen geven. Daarnaast kun je grote dingen opdelen in kleinere taken zodat je brein minder weerstand geeft om te beginnen.

Tot zover een open deur, nietwaar?

Er is ook een voordeel die je kunt krijgen als je opzettelijk dingen in je hoofd bewaart.

Waarom een ober leidde tot een ontdekking

In 1927 zat Bluma Zeigarnik, een gestaltpsycholoog, samen met een stel vrienden in een koffiehuis in Wenen. Ze bestelde een aantal keren, waarbij het Zeigarnik opviel dat de ober hun bestelling geen enkele keer opschreef. Nadat de rekening was betaald en ze het koffiehuis hadden verlaten ging ze terug. Toen ze de ober naar zijn werkwijze vroeg, bleek dat hij zich niet meer kon herinneren welke drankjes door Zeigarnik en haar vrienden waren besteld.

De verklaring hiervoor is dat het brein onderscheid maakt tussen openstaande en afgesloten ‘bestanden’. Toen de rekening was betaald, kon de ober dit bestand als afgesloten beschouwen en vergeten.

In de praktijk toepasbaar

Dingen die we nog niet hebben afgerond blijken we twee keer zo goed te onthouden als dingen die we wel hebben afgerond. Dit fenomeen wordt het Zeigarnik-Effect genoemd. We zijn geneigd om moeilijke, omvangrijke of creatieve taken voor ons uit te schuiven.

Dit kun je voorkomen door van het Zeigarnik effect gebruik te maken en enkele dagen voor je echt aan de slag moet al een ‘bestand’ van de betreffende taak aan te maken.

In de praktijk betekent dit dat je zo’n twintig minuten nadenkt over je komende taak en het daarna laat rusten om je onderbewuste zijn werk te laten doen. Wanneer je dan echt aan het werk gaat, kun je gerichter denken en zullen ideeën makkelijker komen.

Pas op voor bijwerkingen

Over het algemeen pleit ik sterk voor een brein depot om dingen niet in je hoofd te bewaren. Open bestanden vragen aandacht, aandacht die mentale energie kost, wat ten koste gaat van je denkkracht. Open bestanden maken van je brein een rommelig geheel.

Wees dus selectief met het Zeigarnik effect zodat je hier optimaal van kan profiteren en het alleen inzet voor de zaken die je anders voor je uit schuift.

Aan het einde van de dag parkeer ik bijvoorbeeld alle open taken in mijn brein-depot of plan ze in voor een later moment. Daarna bereid ik de belangrijkste taken die ik de volgende dag wil doen voor door erover na te denken en ze op te schrijven.

Maak van je hoofd geen opslagruimte. Ons hoofd wil iets anders dan wat de wereld van ons vraagt. Niet tijd maar aandacht is ons grootste bezit. Als je ruimte in je hoofd kunt maken, kun je aandacht geven in de tijd die je beschikbaar hebt, en dan worden resultaten beter.

 

startplaats atletiekbaan

10 stappen naar rust met meer resultaat

Onlangs kreeg ik van een ondernemer de vraag: ‘hoe krijg ik alles weer passend in mijn leven?’ De eerste vraag die ik stelde: ‘Wat moet er dan allemaal in?’ Ik kreeg een lijst terug waar een paard de hik van zou krijgen. Ik zei: ‘als het niet meer past, pas het dan aan door er dingen uit te halen.’

Steeds vaker kom ik voorbeelden tegen van mensen die het gevoel hebben dat ze alle ballen niet meer hoog kunnen houden. We zijn allemaal heel druk en hebben toch niet het gevoel dat we heel erg opschieten.

Om je uit de droom te helpen. Het wordt ook inderdaad steeds drukker.De tijd waarin we op zoek gingen naar oplossingen die ons hielpen om meer gedaan te krijgen in minder tijd liggen allang achter ons. Dat werkt niet meer. Concreet: het gaat meer dan ooit over kiezen wat je niet meer doet.

Hoe blijf je wel gefocust en krijg je resultaat?

Weten waarom je iets doet.

Klinkt als een open deur voor de meeste mensen. Toch is het waarom van je acties de essentiële vraag die je moet kunnen beantwoorden om met volle focus en energie ergens aan te werken. Weten wie je bent, wat je wilt en hoe dit van waarde is voor de wereld start allemaal met de vraag waarom. Je energie gaat het afleggen als de dingen die je doet niet belangrijk voor je zijn.

Kijk naar dit overbekende filmpje van Simon Sinek, een absolute ‘must see’ en al jarenlang de wereldwijde inspiratie op de waarom vraag. Zie ook mijn artikel wat ik schreef over Neerlands beste leiderschapstrainer Remco Claassen. Vraag jezelf bij alles af: “waarom doe ik dit”?

Bewaar niets in je hoofd.

David Allen van de “Getting Things Done” methode zegt het: ‘je hoofd is niet gemaakt om dingen te bewaren, het is gemaakt om ideeën te krijgen.’ Je mentale RAM (werkgeheugen) is heel beperkt. Als je dingen in je hoofd bewaart zorgt dit voor psychische entropie. Een mooi woord voor chaos in je kop. Alles wat je aandacht heeft en iets voor je betekent wil je afvangen in een systeem waarbij het later, op het juiste moment bij je terugkomt.

Maak sleutel taken super specifiek.

Al het resultaat wat je nu hebt komt voort uit processen. In deze processen ben je verantwoordelijk voor je gedrag die bepaald wordt door je patronen, routines en gedachten. Wil je een ander of beter resultaat, dan zal je super-specifiek moeten zijn welke dingen de meest belangrijke bijdrage leveren aan het resultaat wat je wilt. Bekijk dit super duidelijke filmpje van van Tibor Olgers die onder andere ingaat op dit thema.

Jij wilt toch ook meer resultaat?

Weet wanneer het moet gebeuren.

De reden dat veel mensen niet zo effectief zijn als ze kunnen zijn komt doordat ze dingen doen op het verkeerde moment. Wanneer je weet dat er iets moet gebeuren en je doet dit direct omdat je bang bent dat je het anders vergeet gaat dit ten koste van iets anders wat misschien op dat moment belangrijker is. Zorg voor een uitgestippeld tijdspad waarin je je acties en tussentijdse resultaten vastlegt.

Leer jezelf prioriteren.

De taken met de grootste mentale uitdaging zorgen doorgaans voor de grootste voortgang en dus resultaat. Dit wil je dus als eerste doen elke dag, wanneer je mentale energie het hoogst is. Dit is een open deur. Toch?

In werkelijkheid wil je hoofd iets totaal anders. Je brein wil precies het tegenovergestelde, beginnen met de makkelijkste taak. Daarnaast wil het onafgemaakte dingen voorrang geven op andere (belangrijke) taken. Lees dit artikel over prioriteren.

Progressie naar resultaatVermoord de afleiding.

Omdat ons brein zo is zoals het is wil het continue en altijd reageren op de omgeving om je heen. Hier hebben we geen controle over. Echt niet. Als je maximaal productief wilt zijn zorg er dan voor dat je jezelf in een omgeving brengt waar geen afleiding is. Ik geef er in dit artikel een aantal tips over.

Neem mentale rust.

Stel je voor dat je in een bos iemand koortsachtig een boom ziet omzagen. ‘Wat bent u aan het doen?’ vraag je. ‘Ziet u dat dan niet?’ antwoordt hij. ‘Ik ben een boom aan het omzagen.’ ‘Volgens mij bent u helemaal uitgeput! Hoe lang bent u al bezig?’ ‘Meer dan 5 uur,’ zegt hij, ‘en ik ben helemaal kapot! Dit is loodzwaar.’ ‘Maar waarom stopt u dan niet even en maakt de zaag weer scherp?’ vraag je. ‘Ik weet zeker dat het dan een stuk sneller gaat.’ ‘Ik heb geen tijd om de zaag aan te scherpen’, zegt de man resoluut. ‘Ik moet nog veel te veel zagen!’ – uit het boek “The seven habbits of highly effective people” – Stephen R. Covey

Meer resultaat komt niet uit harder en langer werken, het is bullshit. Het is niet waar. En toch doen we dit, met z’n allen, elke dag!

Uit een onderzoek van Desktime, een app die toont hoe effectief je werkt, is naar voren gekomen dat 52 minuten gericht werken afgewisseld met 17 minuten pauze de optimale verdeling is voor de hoogste productiviteit.

Belangrijke taken kleiner maken.

Heb je last van uitstelgedrag en blijven belangrijke dingen vaker liggen dan je lief is, realiseer je dan dat je brein bij de makkelijkste dingen wil beginnen. Deel je grote taken op in kleine, voor het brein makkelijke sub-taken. Bekijk deze ultiem grappige YouTube hit van Tim Urban waarin hij uitlegt hoe dit werkt.

Creëer overzicht.

Om je motivatie en het gevoel van voldoening te ondersteunen wil je weten waar je staat, waar je naartoe gaat en wat er nu en straks gedaan moet worden om dit mogelijk te maken. Dit overzicht wil je te allen tijde kunnen inzien. Al is het om duidelijk te maken welke dingen je niet kan doen op dit moment en dus NEE kan zeggen tegen jezelf en de wereld om je heen.

Ik maak zelf al geruime tijd gebruik van het programma ToDoist. Dit programma is volgens velen de beste ondersteuning om je hoofd opgeruimd te houden en overzicht te krijgen op alle dingen die je bezighouden op weg naar resultaat. Zorg er daarnaast voor dat je regelmatig (wekelijks of maandelijks) terugkijkt op wat je allemaal hebt gedaan door dit bij te houden in een journal.

Blijf vooruitgaan.

Zorg dat je elke dag vooruitgang boekt, al zijn het de kleinste stapjes die je kan maken. “Consistency is King”, “Elke dag een beetje wint het altijd van soms heel veel”. Het leven gaat niet om eindresultaten maar om groei, progressie, voldoening en liefde voor wat je doet. Ik moedig je aan om het beste uit jezelf te halen omdat dit een heerlijke manier van leven is die ook voor jou is weggelegd.

 

Leer, groei, heb lief en leef!

Jon

p.s. je doet me een groot plezier door onder deze blog een reactie achter te laten.