Afleiding is niet gewenst

De oplossing tegen afleiding in 3 stappen.

Afleiding is een van de grootste killers van productiviteit. Afleiding zorgt voor een verminderde focus. Wanneer je een bepaald resultaat of voortgang in een project of plan wenst is afleiding allerminst wat je nodig hebt. Toch hebben we er allemaal mee te maken. Je leest in dit artikel wat je kunt doen om afleiding te minimaliseren.

Laat ik beginnen met de oplossing. Wil je nooit meer afgeleid worden en maximale focus hebben? Dan hoef je maar 2 dingen te doen.

  • Zorg dat je maar met 1 ding bezig bent in je leven
  • Zorg dat je alleen bent en niemand je kan storen

Oké, dat is redelijk utopisch. De tijd dat we als mensen maar met 1 ding bezig kunnen zijn in ons leven is voorbij, mee eens. Toch kan ik me nog goed herinneren dat ik in mijn tienerjaren mijn volledige aandacht had bij mijn sport. De trialsport. Het gevolg hiervan was dat ik me niet af liet leiden door ‘onbelangrijke’ zaken om me heen.

Dit was zo belangrijk voor me dat ik al het andere naast me neer legde. Zelfs school probeerde ik tot een minimum te beperken. Uiteraard tot grote irritatie van mijn ouders en leraren…;-)

Toch leidde deze vorm van leven tot de resultaten die ik zocht. Ik werd 3 keer Nederlands kampioen motor-trial. Kijk eens naar top-sporters zoals mijn favoriete voorbeeld Max Verstappen. Hij is met 1 ding bezig en al het andere moet er voor wijken. Er is geen afleiding en dus is er resultaat.

Wat is er belangrijk genoeg voor jou zodat je niet afgeleid wordt?

Wat kost afleiding jou?

Onderzoek heeft aangetoond dat we gemiddeld 2 uur aan productiviteit per dag verliezen door afleiding. Als je net als ik als zelfstandige werkt kan je de kosten makkelijk becijferen. Laten we zeggen dat je een uur tarief van € 100,- hanteert. Reken dan eens uit wat afleiding je kost op jaarbasis. Ik kom op € 40.000 per jaar!

Kunnen we de afleiding dan helemaal naar 0 reduceren? Nee, natuurlijk niet! En daarmee gaat de rekensom ook niet helemaal op. Maar als je er zo naar kijkt is het belangrijk genoeg om je ervan bewust te zijn, toch?

Waar komt afleiding vandaan?

Onze wereld is inmiddels mooi op elkaar aangesloten door het internet én allerlei technologie. Zo komen we er op ieder moment van de dag achter wat er aan de andere kant van de wereld gebeurt. En dat vinden we maar wat interessant! Afleiding door je omgeving

De informatiestroom gaat sneller dan ooit tevoren en via meerdere kanalen. We leven in een tijdperk van ‘informatie obesitas’ waarin we continue het gevoel krijgen iets te missen. Dit is niet werkelijk zo, maar het oerbrein stuurt ons hierin.

Willen we voldoening en resultaat ervaren dan zullen we selectiever om moeten gaan met de informatie die we toelaten. Daarnaast is het essentieel om erachter te komen wat voor jou belangrijk genoeg is om je niet af te laten leiden.

Stel je eens voor dat je een groot gedeelte van deze tijd zou kunnen terugwinnen. Wat zou je dit opleveren?

Feitelijk zijn er 3 soorten afleiders:

1. De interne afleiding

Dit zijn alle afleidingen die jij zelf initieert door de gedachtes in je hoofd. Dingen die je niet wilde vergeten en waar je ineens aan moet denken. Sh*t, ik moet Hans nog een mailtje sturen, of ik heb beloofd om die belangrijke klant vandaag te bellen.

Het gevolg is dat je gaat ‘schakelen’ tussen de belangrijke taak die je aan het doen bent en de belangrijke taak die ineens in je opkomt. Dit schakelen en weer in concentratie komen kost tijd. Klik hier voor een interview met Theo Compernolle waarin hij uitgelegd dat multitasken niet bestaat (sorry dames).

De oplossing hiervoor is om niets in je hoofd te bewaren. Je hoofd is er niet voor gemaakt. Het blijkt een

Afleiding door social media

slecht archief om informatie op te slaan. Daarnaast zijn we evolutionair zo gemaakt dat we met alles watiets voor ons betekent ook direct iets willen doen. Dit was in

de oertijd misschien handig, maar nu zit dit mechanisme ons in de weg.

“Alles wat in je hoofd zit heeft voor je hoofd prioriteit en daar wil je wat mee doen.”

Zorg voor een systeem die je helpt om dingen niet meer in je hoofd te bewaren. Richt dit systeem zo in dat je overzicht hebt over al je taken op het moment dat het nodig is. Op deze manier hou je ruimte om je meer te focussen op de dingen die ‘NU’ belangrijk zijn en bespaar je dus tijd door niet te schakelen.

2. De externe afleiding

Dit zijn alle afleidingen die van buitenaf op je af komen. Mailtjes die mensen naar je sturen. Telefoontjes die je krijgt. Collega’s die je storen om wat te vragen. En zo kun je nog meer dingen opnoemen die jou onderbreken van dat belangrijke werk wat af ‘moet’.

Als je bewust bent van deze afleiders, wapen jezelf hier dan tegen door ALLE notificaties van apps en programma’s uit te zetten. Daarnaast kun je eens experimenteren om op een andere plek te gaan werken waar je meer rust hebt en minder gestoord wordt.

“Alles wat je aandacht kan krijgen, krijgt je aandacht”

Het breinJe brein is dermate efficiënt dat het ongeveer 1400 stuks aan informatie per minuut kan opnemen. Wanneer wij lezen vullen we dit gemiddeld in met circa 250-300 woorden. Met de overcapaciteit gaat je brein aan de haal en vult dit in met afleiding.

Een mooi redmiddel is de koptelefoon. Die helpt je om aan je omgeving duidelijk te maken dat je niet gestoord wil worden. Wat overigens niet helpt als mensen nog steeds op je schouder gaan tikken en extra hard tegen je schreeuwen dat ze je wat willen vragen…;-).

Wanneer je muziek als opvulling toevoegt, zal je brein minder snel afgeleid worden door je omgeving. Voorwaarde is wel dat het non-vocale muziek is en bij voorkeur tussen 60-70 beats per minuut.

3. Inhoudelijke afleiding

Regelmatig zijn we bezig om dingen die op ons af komen te beoordelen. Klopt dit? Ben ik het hier mee eens? Zit hier voor mij een actie in? Belangrijke afleiding waar je een beslissing op moet nemen.

Het beste is om direct te beslissen wat iets voor je betekent en deze beslissing zo min mogelijk uit te stellen. Doe je dit laatste wel dan zal je veel tijd verliezen door het opnieuw te moeten bekijken.

Bewust worden van afleiding is het begin. Door onze natuur is het lastig om het patroon van afleiding te doorbreken, maar niet onmogelijk. Lukt dit je wel, dan zal je meer kunnen bereiken met meer voldoening.

De 3 belangrijkste tips tegen afleiding op een rij

Nu even terug in de praktijk. Je komt weer in de weerbarstige wereld waar het druk is aan informatie en het lijkt of iedereen iets van je wil. Welke 3 dingen moet je doen om minder afgeleid te worden en dus productiever te worden.

  1. Bewaar niets in je hoofd. Het is er niet voor gemaakt.
  2. Zonder je af en schakel alle notificaties van je apparaten uit
  3. Neem direct beslissingen over wat er moet gebeuren

 

Wil je meer weten over hoe je deze tips goed in de praktijk kunt toepassen? Bekijk dan deze pagina met informatie over onze aankomende cursussen. Hier leren we je exact hoe je dit doet en krijg je het resultaat wat je wilt.

 

Hand met to-do-lijst

1 Ritueel voor monsterlijke focus

Monsterlijke focus. We zijn er allemaal van tijd tot tijd naar op zoek. We hebben focus nodig om de dingen te kunnen doen die leiden tot het resultaat wat we willen hebben. Hoe zorg je ervoor dat je elke dag een routine krijgt die je helpt om een monsterlijke focus te behalen? In dit artikel lees je hoe je dit kunt ontwikkelen en vasthouden.

Als jij op zoek bent naar focus omdat je regelmatig ervaart dat je dag voorbij is terwijl er nog grote taken op je todo lijst staan, dan is dit een goed artikel voor jou.

Het feit dat we (steeds) vaker met dit verschijnsel te maken hebben is niet geheel aan onszelf te wijten. Dus voordat je jezelf op de kop geeft, lees even verder.

Wat is focus?

We leven in een tijd waarin we beginnen te lijden aan ‘Informatie Obesitas’. De snelheid en hoeveelheid informatie overstijgen onze mogelijkheden om deze informatie te processen.

Mensen zijn evolutionair ingericht om op prikkels en afleiding te reageren. We hebben honderden miljoenen jaren overleefd door het ontwijken van gevaar en het benutten van kansen. Deze evolutie heeft ons geprogrammeerd om afgeleid te raken wanneer er iets in onze omgeving gebeurd.

Grote taken nemen veel mentale energie in beslag, energie die je veelal in de ochtend beschikbaar hebt. Afleidingen weerhouden ons ervan om goed geconcentreerd en met focus aan dingen te werken die een beroep doen op de mentale energie die je hebt.

Ik geloof dat een sterke focus ontstaat vanuit het weten (of voelen) waarom je de dingen doet die je wilt doen. In deze blog heb ik beschreven waarom het belangrijk is om van groot naar klein toe te werken in alles wat je doet.

Wat doet die drukte met je?

Stel je het volgende eens voor. Je staat op het vliegveld van Schiphol. Te midden van alle reizigers, gates en vliegtuigen die komen en gaan vraag jij je af waarom je hier staat.

Drukte

Foto: Anna Dziubinska

Als je niet hebt besloten waarom je op het vliegveld moest zijn, is het onmogelijk om het juiste vliegtuig te kiezen. Raar voorbeeld natuurlijk, omdat maar weinigen zonder concreet doel naar Schiphol zullen rijden. Je maakt vooraf een plan zodat je op het juiste moment het juiste vliegtuig kan nemen.

Als je niet hebt besloten waarom je de dingen doet die je doet, zal je gekozen worden door het werk wat op je afkomt. Je wordt dan onderdeel van andermans plannen en bent reactief op wat er om je heen gebeurd. Gek genoeg is dit je feitelijke natuur.

Dit maakt de ‘waarom’ vraag de belangrijkste vraag die je jezelf kunt stellen. Hieruit volgt al het andere. Het helpt je te bepalen ‘wat’ er moet gebeuren. Wat moet er gebeuren om op vakantie te gaan naar Zuid-Amerika? Met wie ga ik daar naartoe? Wanneer ga ik deze reis aan? En ‘hoe’ (vliegtuig) ga ik daar naartoe?

Gek genoeg zie ik het vaak andersom. Mensen bevinden zich in het dagelijks leven te midden van een druk vliegveld. Collega’s, vrienden, partner, gezin, email, telefoon, social media. Er gebeurt van alles en ze vragen zich af ‘hoe’ ze het allemaal moeten managen. Ze realiseren zich dat ze niet weten welk vliegtuig ze moeten pakken, dus stappen ze maar ergens in.

Focus model Jon RIjlaarsdam

De voorwaarden voor een sterke focus

Focus: draai het eens om

Draai het eens om. Vraag jezelf af waarom je hier bent en wat je wilt. Vervolgens zullen dingen helder en logisch worden. Laat je niet kiezen door het werk wat op je afkomt maar kies zelf het werk omdat je besloten hebt waarom dat nodig is.

En dan nu om het praktisch te maken. Ervan uitgaande dat je weet waarom je de dingen doet die je doet, kan het nog steeds een uitdaging zijn om hieraan vast te houden. Vanwege je natuur, weet je nog?

Dit is een dagelijks focus ritueel

Het volgende ritueel helpt je om de mentale energie aan het begin van de dag om te zetten in productiviteit:

1.    Begin aan het einde

Om te zorgen dat je de dag productief begint en je de mentale energie benut op het ideale moment, begin je de dag ervoor. Zorg ervoor dat je ’s avonds alles afsluit wat er nog openstaat. Actielijsten, email, terugbelverzoeken. Je wilt geen openstaande taken meer in je hoofd of in je systeem hebben. Dit neemt mentale ruimte (RAM) in en zorgt ervoor dat je minder focus hebt de volgende dag.

2. Prioriteer ’s avonds

Besluit welke dingen er de volgende dag moeten gebeuren om vooruit te bewegen in je belangrijke projecten. Benoem niet meer dan 3 acties die je de volgende ochtend direct gaat doen voordat je verzand in de werkelijkheid van afleiding.

Drie dingen lijkt niet veel. Als je 5 dagen 3 dingen per dag doet die echt impact maken dan zijn dat er 15 per week. 60 per maand. Dan maak je impact. Vast wel.

Neem hiervoor elke avond 10-15 minuten. Blijf dit volhouden gedurende 3 maanden en je hebt een nieuwe routine te pakken!

3.    Schrijf het op

Zorg ervoor dat je deze 3 dingen fysiek opschrijft. Door het fysiek op te schrijven plant je een mentaal zaadje in je hoofd. Je zal beter in staat zijn om de volgende dag op te staan en deze taken uit te voeren voordat je aan iets anders begint.

Als je gelooft in de lieve productiviteit-fee dan mag je het briefje ook onder je kussen leggen tijdens het slapen. Laat me dan wel even weten hoe dit voor je werkt? ….;-)

Neem je briefje de volgende ochtend in je hand, lees het hardop aan jezelf voor en stop het in je zak voordat je begint met werken. Leg het als enige afleiding voor je op je bureau.

4.    Sluit je af

“Alles wat je aandacht kan krijgen, krijgt je aandacht”. Wees ervan bewust dat als de dag begint, er allerlei ‘energykillers’ je aandacht zullen vragen. Mail, whatsapp, telefoon, collega’s. Geef je mentale energie niet weg voordat je aan je voorgenomen taken hebt gewerkt!

Pak aan het begin van de dag je papier erbij en ga voor die grote taken. Laat je niet afleiden. Make sh*t happen!

Afleiding zal er altijd zijn en wordt ook alleen maar meer. Voor belangrijke taken die veel Focus nodig hebben is er energie nodig. Zorg ervoor dat deze energie niet verloren gaat door het toepassen van dit ritueel.

Wil je zorgen dat je een waterdicht systeem hebt waarbij je de openstaande taken niet in je hoofd gaat bewaren? Ga dan naar deze pagina voor het eerst volgende seminar waarin ik je leer hoe je dat doet.